Dokumenten-Management (mit ecoDMS)

Dokumente einfach und effizient digital verarbeiten

  • Werden in Ihrem Unternehmen Dokumente noch von Hand verarbeitet und abgelegt?
  • Wie viel Ihrer kostbaren Zeit verwenden Sie dazu, nach benötigten Unterlagen und Dokumenten zu suchen?
  • Würden Sie sagen, dass Ihre Ablage von digitalen Dokumenten den gesetzlichen Vorschriften entspricht?

Wo liegt bloß der Dienstleistungsvertrag von Firma XYZ? Wo hat der Kollege die Fotos von der letzten Partnerkonferenz abgelegt? Und existieren eigentlich noch die Einladungsmails mit dem schönen Format, welches auch für die nächsten Jahre genutzt werden könnte?

Kommen Ihnen diese Fragen (oder ähnliche) bekannt vor?
Viele Unternehmen kämpfen täglich gegen ein enormes Aufkommen von Dokumenten. Selbstverständlich kann hierbei schnell die Übersicht abhandenkommen. Die Diversifikation der Dokumentenarten tut Ihr übriges.

Neben analogen Dokumenten wie Briefen und Verträgen, sind auch digitale Dokumente wie Mails und PDF´s im Büro von heute anzutreffen.  In diesem Durcheinander ist die Suche nach einem bestimmten Dokument mit viel Zeitaufwand und Geduld verbunden.

Oftmals verschwinden Dokumente oder landen in den unendlichen Weiten auf irgendeiner lokalen Festplatte.

Die Lösung: Dokumenten-Management-System (auch DMS)

Dokumenten-Management: Plattformunabhängig Dokumente und Informationen archivieren, verwalten und wiederfinden

Ein zuverlässiges Dokumenten-Management-System unterstützt Sie optimal bei der Archivierung und Verwaltung Ihrer Dokumente. Viele Arbeitsschritte, die Sie bis heute manuell durchführen mussten, übernimmt das DMS für Sie. Die Unterlagen werden automatisch volltextindiziert und bei Bedarf vollautomatisiert klassifiziert. Eine intelligente Vorlagenerkennung ermittelt die Dokumentenzugehörigkeit und legt im Anschluss die Dateien an der richtigen Stelle in Ihrer Datenablage ab.

Der Zugriff zum System ist plattformunabhängig über einen Webbrowser jederzeit und unabhängig vom Standort möglich. Durch die Integrierte Texterkennung, können Sie auch ohne den Titel des Dokumentes zu kennen, das gesuchte Dokument in Sekundenschnelle finden.

Haben wir Sie neugierig gemacht? Dann lassen Sie sich von uns beraten. Wir installieren Ihnen das Dokumenten-Management-System in Ihrem Unternehmen und passen es auf Wunsch nach Ihren Bedürfnissen an.

Folgende Leistungen enthält die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems:

  • Installation und Konfiguration des Systems
  • Gemeinsame Definition und Integration von Workflows
  • Individuelle Einstellungen am System
  • Konzeption und Umsetzung der Archivierung
  • Schulung im Umgang mit dem Dokumentenmanagement-Systems
  • u.v.m

Die genutzte Software

Unser Mittel der Wahl ist das Dokumenten-Management-System ecoDMS. Die Software bildet nicht nur die oben beschriebenen Vorteile effektiv und anwenderfreundlich ab, sondern ist auch gesetzes-und revisionskonform. Des Weiteren ist ein professionelles Backup-System in der Software inbegriffen.

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