Unser IT-Infrastrukturprojekt zielt darauf ab, die uneinheitliche IT-Landschaft von einem vorherigen Dienstleister zu übernehmen, neu aufzustellen und sicher zu betreiben. Konkret geht es darum, die alten On-Premise Server abzulösen und gleichzeitig eine performante, cloudbasierte Lösung zu implementieren, die eine höhere Flexibilität und Skalierbarkeit bietet. Darüber hinaus legen wir großen Wert auf die Sicherheit der Daten und die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien, um unseren Kunden eine vertrauensvolle und zuverlässige IT-Umgebung zu garantieren. Dazu haben wir die gesamte IT-Landschaft ganzheitlich betrachtet, um eine umfassende Lösung zu entwickeln.

Die 'Happy IT-Customer GmbH'

Die 'Happy IT-Customer GmbH' ist ein mittelständisches Unternehmen mit 30 PCs in vier unabhängigen, kundenorientierten Abteilungen an 2 Standorten. Jede Abteilung hat ihre eigenen spezifischen Aufgaben und Ziele, die eng auf die Gesamtstrategie des Unternehmens abgestimmt sind. Die enge Zusammenarbeit und Koordination zwischen den Abteilungen ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur.

Die gemeinsame zentrale Verwaltung der 'Happy IT-Customer GmbH' ist für die übergreifenden organisatorischen Aufgaben zuständig, die alle Abteilungen betreffen. Dazu gehören die Personalverwaltung, Finanzbuchhaltung, Einkauf und Qualitätsmanagement. Die zentrale Verwaltung stellt sicher, dass die internen Prozesse reibungslos ablaufen und dass die Ressourcen effektiv eingesetzt werden, um die Unternehmensziele zu erreichen. Außerdem unterstützt sie die Abteilungen bei administrativen Aufgaben und koordiniert die Zusammenarbeit zwischen ihnen.

Herausforderungen mit der bestehenden IT-Infrastruktur

Die 'Happy IT-Customer GmbH' stand vor mehreren Herausforderungen im Zusammenhang mit ihrer bestehenden IT-Infrastruktur. Dazu gehörten Probleme mit der Performance und Stabilität der Systeme, unzureichender Datensicherheit sowie Einschränkungen bei der Skalierbarkeit. Diese Herausforderungen führten letztendlich zur Entscheidung, die IT-Infrastruktur zu überarbeiten und zu optimieren, um den Geschäftsanforderungen besser gerecht zu werden.

Probleme mit dem bisherigen Dienstleister

Ein Hauptgrund für die Herausforderungen mit der bestehenden IT-Infrastruktur war die unzureichende Leistung des bisherigen Dienstleisters. Die 'Happy IT-Customer GmbH' stieß auf Probleme wie mangelnde Reaktionsfähigkeit, unzureichenden Support und fehlende Anpassungsfähigkeit an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens. Diese Probleme führten zu Frustration und Ineffizienz, was letztendlich zur Entscheidung führte, den Dienstleister zu wechseln.

Uneinheitliche IT-Landschaft

Die uneinheitliche IT-Landschaft der 'Happy IT-Customer GmbH' stellte eine weitere Herausforderung dar. Durch das Wachstum und die Entwicklung des Unternehmens waren verschiedene Systeme und Technologien organisch hinzugefügt worden, was zu Inkompatibilitäten, Redundanzen und Sicherheitslücken führte. Eine klare und einheitliche IT-Strategie wurde benötigt, um diese Probleme zu lösen und die IT-Infrastruktur zu modernisieren.

Ziele und Anforderungen des IT-Infrastrukturprojekts

Das Hauptziel des IT-Infrastrukturprojekts für die 'Happy IT-Customer GmbH' bestand darin, die bestehende uneinheitliche IT-Landschaft zu übernehmen und sicher neu aufzustellen. Anforderungen waren unter anderem die Ablösung der alten On-Premise Server, die Gewährleistung der Datensicherheit und der sichere Betrieb der Branchensoftware. Zusätzlich sollten alle 4 unabhängigen Abteilungen sowie die zentrale Verwaltung in das Projekt einbezogen werden, um eine ganzheitliche Lösung zu schaffen.

Ablösen der alten On-Premise Server

Die Ablösung der alten On-Premise Server war eine zentrale Anforderung des IT-Infrastrukturprojekts. Hierbei war es wichtig, einen reibungslosen Übergang auf die neue IT-Infrastruktur zu gewährleisten, um den Geschäftsbetrieb nicht zu beeinträchtigen. Das Ziel war es, die Legacy-Systeme durch moderne, cloudbasierte Lösungen zu ersetzen und somit die Effizienz und Flexibilität der IT zu steigern.

Sicherer Betrieb der Branchensoftware

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Projekts war der sichere Betrieb der Branchensoftware. Dabei galt es, die Anforderungen an Performance, Skalierbarkeit und Sicherheit zu erfüllen. Die Auswahl der geeigneten Hosting-Umgebung sowie die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen standen im Fokus, um einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse zu gewährleisten.

Gewährleistung der Datensicherheit

Die Gewährleistung der Datensicherheit war von zentraler Bedeutung für die 'Happy IT-Customer GmbH'. Es war erforderlich, einen ganzheitlichen Ansatz zur Sicherung der sensiblen Unternehmensdaten zu entwickeln. Hierbei wurden verschiedene Maßnahmen wie die Implementierung von Sicherheitsrichtlinien, regelmäßige Backups und die Schulung der Mitarbeiter umgesetzt, um die Datensicherheit zu gewährleisten.

Ganzheitliche Betrachtung der IT-Landschaft

Bei der ganzheitlichen Betrachtung der IT-Landschaft der 'Happy IT-Customer GmbH' mittels unserer standardisierten Infrastrukturanalyse haben wir uns einen Überblick über die gesamte IT-Infrastruktur des Unternehmens verschafft. Dabei wurden alle bestehenden Systeme, Prozesse und Anwendungen berücksichtigt, um ein umfassendes Verständnis für die aktuelle IT-Situation zu erlangen. Dies war entscheidend, um die bestmöglichen Lösungen für die anstehenden Herausforderungen zu entwickeln und umzusetzen.

Analyse der bestehenden Systeme und Prozesse

Die Analyse der bestehenden Systeme und Prozesse der 'Happy IT-Customer GmbH' beinhaltete eine detaillierte Untersuchung der vorhandenen IT-Infrastruktur, Softwareanwendungen und Arbeitsabläufe. Durch Interviews und Beobachtungen wurde ein gründliches Verständnis für die Funktionsweise und Integration der einzelnen Systeme gewonnen. Dadurch konnten Schwachstellen und Ineffizienzen identifiziert werden, die im weiteren Verlauf des Projekts gezielt angegangen wurden.

Identifizierung von Optimierungspotenzialen

Im Zuge der Identifizierung von Optimierungspotenzialen konnten verschiedene Bereiche ausgemacht werden, in denen Verbesserungen möglich waren. Dazu gehörten ineffiziente Prozesse, veraltete Systeme, fehlende Integrationen und Sicherheitslücken. Durch die genaue Untersuchung und Priorisierung dieser Potenziale wurde eine klare Grundlage für die Gestaltung und Umsetzung der neuen IT-Infrastruktur geschaffen, um den bestmöglichen Nutzen für die 'Happy IT-Customer GmbH' zu erzielen.

Planung und Umsetzung des Projekts

Die Planung und Umsetzung des Projekts begann mit einer eingehenden Analyse der bestehenden IT-Landschaft und der Identifizierung von Optimierungspotenzialen. Anschließend wurde ein detailliertes Konzept erarbeitet, das die Ablösung des alten On-Premise Servers und den sicheren Betrieb der Branchensoftware umfasste. Die Migration auf die neue IT-Infrastruktur wurde sorgfältig geplant, um einen reibungslosen Übergang und die Gewährleistung der Datensicherheit zu gewährleisten.

Erarbeitung eines detaillierten Konzepts

Die Erstellung eines einheitlichen IT-Vertrags mit einem monatlichen Festpreis für den Betrieb der vereinbarten Geräte und Softwarebestandteile war ein wesentlicher Schritt, um die Ziele des IT-Infrastrukturprojekts zu erreichen. Im Rahmen dieser Maßnahmen wurde der Umzug der On-Premise-Server auf einen Cloudserver und in einen M365 Mandanten geplant, wobei die On-Premise-Server nach Abschluss der Datenübernahme abgeschafft werden. Ein weiteres wichtiges Element ist der Umzug des lokalen ERP-Systems auf einen Cloudserver, begleitet von einer effektiven Datensicherung. Zur Förderung der Zusammenarbeit und zentralen Datenhaltung werden Microsoft Teams und SharePoint genutzt, wobei neue Zugriffsberechtigungen für alle Mitarbeiter eingerichtet werden. Zudem erfolgt der Umzug der beiden Telefonanlagen auf eine cloudgehostete 3CX-TK-Anlage, die beide SIP-Trunks integriert und sämtliche 5 Abteilungen miteinander verbindet. Auch Faxgeräte werden in das System eingebunden. Für die Sicherheit an den Standorten wird jeweils ein neuer Router mit integrierter Firewall installiert und eine VPN-Verbindung zwischen den zwei Standorten und uns als IT-Dienstleister eingerichtet. Ein einheitliches Azure Active Directory (heute Entra ID) wird für beide Standorte und sämtliche 5 Abteilungen implementiert. Die bestehenden PCs werden in das neue AAD integriert, wo immer möglich, und nicht mehr verwendbare Rechner werden ausgetauscht. Eine Aktualisierung der Rechner auf Windows 10 erfolgt, wobei allgemein Windows 10 und M365 Business Standard als Office-Tools verwendet werden. Der Umzug der E-Mails in M365 fördert die Kommunikation untereinander durch ein einheitliches Adressbuch und gemeinsame Kalenderfunktionen. An beiden Standorten wird ein internes und Gäste-WLAN in getrennten IP-Adressbereichen eingerichtet, und die Datensicherung des Cloudservers sowie der M365-Daten erfolgt über zwei ortsgetrennte NAS-Systeme. Schließlich wird ein Managed Print Dienstleister eingebunden, um die 10+ vorhandenen Drucker durch 5 einheitliche Geräte mit Scan- und Faxfunktion auszutauschen. Der Vor-Ort-Support wird ebenfalls übernommen, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.

Migration auf die neue IT-Infrastruktur

Der Projektablauf wurde mit einem Kickoff-Meeting initiiert, an dem alle Stakeholder aus den verschiedenen Abteilungen teilnahmen. Zu Beginn wurden die neuen Funktionen vorgestellt, um ein gemeinsames Verständnis für die bevorstehenden Veränderungen zu schaffen. In der Folge erfolgte die gemeinsame Erstellung des Projektplans, wobei wichtige Meilensteine festgelegt wurden, um den Fortschritt zu messen. Es wurde zudem eine Kontaktliste definiert und die Entscheidungswege festgelegt, um einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten. Die Umstellung der TK-Anlagen auf die cloudgehostete 3CX wurde zeitgleich mit der Einführung eines neuen einheitlichen Rufnummernplans für beide Standorte und alle Abteilungen realisiert. Des Weiteren wurde ein einheitliches Azure Active Directory (AAD) mit einer neuen Berechtigungsstruktur erstellt, um die Benutzerverwaltung zu zentralisieren und optimieren. Im Anschluss daran erfolgte der Umzug aller Daten auf die vorgesehenen Lösungen M365 und Cloudserver gemäß der definierten Berechtigungsmatrix. Auch alle E-Mail-Konten wurden in M365 migriert, um eine zentrale Verwaltungsplattform zu schaffen. Ein weiterer Schritt war das Update und der Austausch der PCs. Hierbei wurde eine Vereinheitlichung der Installationen durchgeführt, um eine Grundinstallation für alle neuen Geräte aufzubauen. Insgesamt wurde der IT-Service in unsere IT-Remote-Flatrate zum Festpreis für jeden vereinbarten PC, Server, Drucker sowie die benötigte Software integriert. Ein einheitlicher Ansprechpartner steht für alle Anliegen per E-Mail und Telefon zur Verfügung. Alle Tickets, sei es für Problembehebungen, Neuinstallationen, Austausch oder Supportanfragen, werden über unser Ticketsystem nachvollziehbar und transparent erfasst. Durch diesen strukturierten Ablauf konnte die 'Happy IT-Customer GmbH' die Migration auf die neue IT-Infrastruktur gründlich planen und durchführen, dabei die Sicherheit und Integrität der Daten sicherstellen und letztlich von einer verbesserten IT-Effizienz und -Sicherheit profitieren.

Erfolge und Nutzen für die 'Happy IT-Customer GmbH'

Was hat unser Kunde in Wirklichkeit gekauft? Mit der erfolgreichen Umsetzung des IT-Infrastrukturprojekts hat die 'Happy IT-Customer GmbH' nicht nur technische Verbesserungen, sondern vor allem Sorglosigkeit und Lebensqualität erlangt. Die gesteigerte IT-Effizienz und -Sicherheit sorgen für ein Vertrauensverhältnis ohne Enttäuschungsgefahr. Die erheblichen Kosteneinsparungen und die gesteigerte Produktivität der Mitarbeiter tragen dazu bei, dass unser Kunde nun Zeit, Ruhe und Freiraum genießen kann – das neue Luxusgefühl in einer schnelllebigen Welt. Dieser große Erfolg spiegelt sich nicht nur in der Unternehmensleistung wider, sondern hat auch den Seelenfrieden der Mitarbeiter und Verantwortlichen maßgeblich verbessert. Wer sich solche Werte leisten kann und will, der schaut nicht aufs Preisschild.

Verbesserung der IT-Effizienz und -Sicherheit

Durch die Übernahme und Neuaufstellung der uneinheitlichen IT-Infrastruktur konnte die 'Happy IT-Customer GmbH' erhebliche Verbesserungen in Bezug auf Effizienz und Sicherheit erzielen. Dabei zeichnen sich unsere Supportleistungen durch kurze Wartezeiten aus, da gut 2/3 aller Anfragen sofort telefonisch gelöst werden können. Die neuen Systeme und Prozesse ermöglichen einen reibungslosen und effizienten Betrieb, während gleichzeitig die Datensicherheit auf einem höheren Niveau gewährleistet ist. Dies hat zu einer insgesamt stabilen und zuverlässigen IT-Landschaft geführt, die den Anforderungen des Unternehmens in vollem Umfang gerecht wird. Zudem freuen wir uns über eine hohe Anwenderzufriedenheit, da wir als IT-Dienstleister eine übersichtliche, leicht zu betreibende IT-Infrastruktur bereitstellen.

Kosteneinsparungen und erhöhte Produktivität

Durch die Umsetzung des IT-Infrastrukturprojekts konnten spürbare Kosteneinsparungen realisiert werden. Die effiziente Nutzung der Ressourcen und die Optimierung der Prozesse führten zu einer Reduzierung der Betriebskosten. Ergänzend dazu wurde ein einheitlicher IT-Vertrag mit monatlichem Festpreis für den Betrieb der vereinbarten Geräte und Softwarebestandteile eingeführt, was zusätzliche finanzielle Planungssicherheit bot. Gleichzeitig stieg die Produktivität der Mitarbeiter deutlich an, da sie nun auf eine zuverlässige IT-Infrastruktur zugreifen können. Diese gesteigerte Produktivität hat sich unmittelbar auf die Leistungsfähigkeit des gesamten Unternehmens ausgewirkt und somit maßgeblich zum Erfolg des Projekts beigetragen.

Und was kommt zum Schluss?

Insgesamt kann festgehalten werden, dass das IT-Infrastrukturprojekt bei der 'Happy IT-Customer GmbH' zu einer deutlichen Verbesserung der Gesamteffizienz und -sicherheit geführt hat. Durch die Ablösung der alten On-Premise Server und die sichere Einrichtung der Branchensoftware konnte die Datensicherheit gewährleistet werden. Zudem konnten Kosten eingespart und die Produktivität erhöht werden. Die folgenden Projekte wurden als Folge des erfolgreichen Übernahmeprojektes initiiert: - Der Austausch aller alten Rechner wird die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Arbeitsumgebungen verbessern. - Ein Update aller Rechner auf Windows 11 sorgt für aktuelle Sicherheitsstandards und Kompatibilität mit neuer Software. - Die Erweiterung des internen und Gäste-WLANs auf alle Gebäudeteile beider Standorte gewährleistet einen durchgängigen Zugang zum Internet und fördert die Effizienz der Mitarbeiter sowie die Zufriedenheit der Gäste. - Die Einführung einer E-Mail-Archivierung über Hornet Security erhöht die Datensicherheit und sorgt für eine effiziente Verwaltung von E-Mail-Kommunikation. - Regelmäßige IT-Security-Schulungen aller Anwender über Hornet Security stärken das Bewusstsein für Cyber-Risiken und fördern eine sichere Nutzung der IT-Systeme. - In Absprache mit uns als IT-Dienstleister wird eine Cybersecurity-Versicherung eingeführt, um im Ernstfall Schutz und Unterstützung zu bieten. - Zudem beraten wir bei der Einführung einer UTM (Firewall), um einen ganzheitlichen Schutz der Netzwerkinfrastruktur zu gewährleisten. Die harmonisierte und optimierte IT-Landschaft bietet nun eine solide Basis für diese Entwicklungen und Anpassungen, um den stetig wachsenden Anforderungen gerecht zu werden. Ergänzend dazu möchten wir einige Kundenrückmeldungen hervorheben, die die Zusammenarbeit mit der HEFCOM IT GmbH unterstreichen.

Einer unserer Kunden betont: „Unsere Entscheidung, das Projekt mit der HEFCOM IT GmbH zu realisieren, beruht auf persönlichen Empfehlungen und wirtschaftlichen Aspekten. Alle diese Aspekte, inklusive eines nachvollziehbaren und realistischen Angebotes, wurden zu unserer vollsten Zufriedenheit umgesetzt.“

Ein weiterer Kunde hebt hervor: „Seit rund 18 Monaten betreut die Firma HEFCOM IT GmbH unsere gesamte IT und deren Schnittstellen zu externen IT-Systemen. Der Mitarbeiter vor Ort genießt inzwischen unser volles Vertrauen und ist jederzeit ein kompetenter Ansprechpartner. Wir sind sehr froh, dass die Betreuung so reibungslos funktioniert.“

Auch die Servicequalität wird positiv bewertet: „Die Servicetechniker sind stets schnell und kompetent in der Umsetzung. Die Flatrate gibt uns zusätzlich die Sicherheit, die Kosten für unsere IT in der Planung zu kalkulieren. Aus diesen Gründen schätzen wir die Zusammenarbeit mit der HEFCOM IT GmbH als Partner.“ Weitere Kundenstimmen und Informationen sind auf unserer Homepage zu finden:

https://www.hefcom.de/hefcom-we-fix-it#kunden

Jetzt bist Du neugierig und willst wissen ob und wie ich Dir helfen kann?

Kein Problem, ein kurzer Klick und Du kannst Dir einen Termin mit mir buchen!